GRAFWERK

Leistung

KI-Automatisierung für KMU in der Schweiz

Geschwungene Kette aus Holz-Dominosteinen auf einem Holztisch, ein Stein in Orange

Grafwerk ist mehr als Webseiten. KI-Automatisierung heisst hier nicht «Roboter im Betrieb», sondern: Wir schauen uns Ihre wiederkehrende Büroarbeit an und geben die stumpfen Teile davon an Software ab. Kein Grossprojekt, keine neue Firmensoftware, sondern kleine, dokumentierte Abläufe, die im Hintergrund laufen und Ihnen jede Woche Stunden zurückgeben.

Häufige Fragen

Brauche ich dafür eine neue Firmensoftware?

In der Regel nicht. Wir arbeiten mit dem, was Sie schon nutzen, also E-Mail, Kalender, Buchhaltung, Website, und verbinden diese Werkzeuge. Neue Software kommt nur dazu, wenn sie sich klar rechnet.

Was passiert mit meinen Daten und denen meiner Kundschaft?

Wir klären vor dem Bauen, welche Daten überhaupt gebraucht werden, und halten es so sparsam wie möglich. Wo vertrauliche Daten im Spiel sind, wählen wir Dienste mit Verarbeitung in der Schweiz oder in Europa und halten es schriftlich fest.

Lohnt sich das auch für einen kleinen Betrieb?

Oft gerade dort, weil in kleinen Betrieben dieselbe Person alles macht. Wenn ein Ablauf wöchentlich zwei Stunden spart, ist er meist innert weniger Monate bezahlt. Ob das bei Ihnen so ist, zeigt der Automatisierungs-Check ehrlich, auch wenn die Antwort einmal Nein lautet.

Was KI-Automatisierung im Alltag eines KMU wirklich bedeutet

Die meisten Betriebe verlieren Zeit nicht an schwierigen Aufgaben, sondern an vielen kleinen gleichförmigen: Anfragen aus dem Formular von Hand in eine Liste übertragen, Offerten aus Textbausteinen zusammensuchen, Termine bestätigen, Rechnungen ablegen, Bilder für die Website zuschneiden, Beiträge für Social Media vorbereiten. Genau dort setzt Automatisierung an.

Ein typisches Beispiel: Eine Anfrage kommt über Ihre Website. Statt dass Sie sie abtippen, landet sie automatisch in Ihrer Liste, wird nach Art des Auftrags einsortiert, und Sie bekommen einen fertigen Antwortentwurf, den Sie nur noch prüfen und abschicken. Sie behalten die Entscheidung, die Maschine nimmt Ihnen das Vorbereiten ab.

Der Automatisierungs-Check: erst schauen, dann bauen

Wir starten nicht mit Technik, sondern mit Ihrem Arbeitstag. Im Automatisierungs-Check gehen wir gemeinsam durch, welche Aufgaben sich bei Ihnen wöchentlich wiederholen, wie lange sie dauern und welche davon sich sauber automatisieren lassen. Sie erhalten danach eine schriftliche Auswertung: welche Abläufe sich lohnen, was sie ungefähr kosten und wie viel Zeit sie voraussichtlich sparen. Der Check kostet CHF 490 und wird bei einer Umsetzung angerechnet.

Umgesetzt wird in kleinen Schritten. Wir bauen einen Ablauf, lassen ihn ein paar Wochen mitlaufen und schauen, ob er im Alltag hält. Erst dann kommt der nächste. So bleibt jederzeit nachvollziehbar, was im Hintergrund passiert, und Sie sitzen nie vor einer Blackbox, die niemand mehr versteht.

Ehrlich: wo KI hilft und wo nicht

KI ist gut in Vorbereiten, Sortieren, Zusammenfassen und Entwerfen. Sie ist nicht gut darin, Verantwortung zu übernehmen. Deshalb bauen wir Abläufe grundsätzlich so, dass am Ende ein Mensch bestätigt, bevor etwas an Kundschaft rausgeht. Wer Ihnen verspricht, dass die KI Ihren Betrieb allein führt, verkauft Ihnen eine Geschichte.

Genauso ehrlich beim Datenschutz: Bevor etwas gebaut wird, klären wir, welche Daten überhaupt verarbeitet werden und wo sie liegen. Vertrauliche Kundendaten gehören nicht ungefragt in irgendeinen Dienst. Wo es nötig ist, bleiben Verarbeitung und Ablage in der Schweiz oder in Europa. Automatisierung, die Sie nachher rechtlich nicht vertreten können, ist keine Ersparnis.

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