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Automazione con l’IA per le PMI svizzere

Catena curva di tessere del domino in legno su un tavolo di legno, una tessera arancione

Grafwerk è più che siti web. Automazione con l’IA qui non significa « robot in azienda », ma: guardiamo il vostro lavoro d’ufficio ripetitivo e affidiamo al software le parti più noiose. Nessun grande progetto, nessun nuovo gestionale, ma piccoli processi documentati che girano in secondo piano e vi restituiscono ore ogni settimana.

Domande frequenti

Mi serve un nuovo gestionale?

Di regola no. Lavoriamo con ciò che già usate, cioè e-mail, calendario, contabilità, sito web, e colleghiamo questi strumenti. Nuovo software arriva solo se conviene chiaramente.

Che ne è dei miei dati e di quelli della mia clientela?

Prima di costruire chiariamo quali dati servono davvero e restiamo il più parsimoniosi possibile. Dove sono in gioco dati riservati scegliamo servizi con trattamento in Svizzera o in Europa e lo mettiamo per iscritto.

Conviene anche a una piccola azienda?

Spesso proprio lì, perché nelle piccole realtà la stessa persona fa tutto. Se un processo fa risparmiare due ore a settimana, di solito si ripaga in pochi mesi. Se sia così da voi lo mostra onestamente il check di automazione, anche quando la risposta è no.

Cosa significa davvero l’automazione con l’IA nella quotidianità di una PMI

La maggior parte delle aziende non perde tempo nei compiti difficili, ma nei tanti piccoli compiti uguali: ricopiare a mano le richieste del modulo in un elenco, mettere insieme offerte da blocchi di testo, confermare appuntamenti, archiviare fatture, ritagliare immagini per il sito, preparare post per i social. È esattamente lì che interviene l’automazione.

Un esempio tipico: una richiesta arriva dal vostro sito. Invece di ricopiarla, finisce automaticamente nel vostro elenco, viene ordinata per tipo di incarico e ricevete una bozza di risposta già pronta che dovete solo controllare e inviare. La decisione resta a voi, la macchina vi toglie la preparazione.

Il check di automazione: prima guardare, poi costruire

Non partiamo dalla tecnica, ma dalla vostra giornata lavorativa. Nel check di automazione ripercorriamo insieme quali compiti si ripetono ogni settimana da voi, quanto durano e quali si prestano a un’automazione pulita. Ricevete poi una valutazione scritta: quali processi convengono, quanto costano all’incirca e quanto tempo dovrebbero far risparmiare. Il check costa CHF 490 ed è scalato in caso di realizzazione.

La realizzazione avviene a piccoli passi. Costruiamo un processo, lo lasciamo girare qualche settimana e vediamo se regge nella quotidianità. Solo dopo arriva il successivo. Così resta sempre comprensibile cosa succede in secondo piano e non vi trovate mai davanti a una scatola nera che nessuno capisce più.

Onestamente: dove l’IA aiuta e dove no

L’IA è brava a preparare, ordinare, riassumere e abbozzare. Non è brava ad assumersi responsabilità. Per questo costruiamo i processi per principio in modo che alla fine sia una persona a confermare prima che qualcosa esca verso la clientela. Chi vi promette che l’IA guiderà da sola la vostra azienda vi sta vendendo una storia.

Altrettanto onestamente sulla protezione dei dati: prima di costruire chiariamo quali dati vengono effettivamente trattati e dove si trovano. I dati riservati della clientela non finiscono senza chiedere in un servizio qualsiasi. Dove necessario, trattamento e archiviazione restano in Svizzera o in Europa. Un’automazione che poi non potete difendere giuridicamente non è un risparmio.

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